ЭПД – это электронные перевозочные документы, которые представляют собой аналог привычных бумажных документов – путевого листа, товарно-транспортной накладной, заказ-наряда, заказа и заявки, сопроводительной ведомости, договора фрахтования. Все ЭПД имеют утвержденную ФНС форму и используются в электронном документообороте, без необходимости дублирования указанных в них сведений на бумаге.
Электронные перевозочные документы должны упростить процесс обмена информацией между сторонами, ускорить транзит грузов, а также сделать перевозки более «прозрачными».
Компания Айтиком – аккредитованный Минтрансом оператором ИС ЭПД, – предоставляет сервис для работы с ЭПД Айтиком.Доверенности. Сервис является собственной разработкой Айтиком.
Для чего нужны перевозочные документы
Перевозочные документы создаются при перемещении грузов или пассажиров автотранспортом и включают в себя существенную информацию о перевозке:
- Путевой лист содержит сведения о техническом состоянии транспортного средства, времени выезда и возвращения на парковку, результатах медосмотра водителя, показаниях одометра, видах перевозки и сообщения и др. Документ используется для контроля расхода ГСМ, учета рабочего времени водителя, обоснования цели поездки перед сотрудниками ГИБДД на трассе.
- В товарно-транспортной накладной прописывается информация о грузоотправителе и грузополучателе, маршруте, адресе разгрузки, обстоятельствах принятия груза и др. Документ определяет ответственность сторон, условия взаиморасчетов, а также подтверждает сам факт отгрузки и сдачи товара.
- Сопроводительная ведомость оформляется при транспортировке груза в контейнере – в случае, если при погрузке и выгрузке контейнер снимается с транспортного средства. Ведомость подтверждает, что контейнер был передан для перемещения в пункт назначения перевозчику, а перевозчик доставил его и передал покупателю.
- Заказ-наряд заполняется, если компания предоставляет транспорт, но не занимается учетом перевозимого груза.
- Заказ и заявка нужны, чтобы задокументировать условия перевозки, о которых договорились перевозчик и грузоотправитель. Включает сведения о грузе, пунктах погрузки и выгрузки, транспорте и др.
- Договор фрахтования заключается в случае, если транспорт предоставляется на возмездной основе для перевозки грузов или пассажиров. Договор закрепляет отношения между фрахтователем и фрахтовщиком.
Без перевозочных документов грузовые и пассажирские потоки двигались бы бесконтрольно, а значимые условия перевозки и обязанности сторон не были четко определены.
Когда появились электронные перевозочные документы
Порядок применения ЭПД закрепило Постановление Правительства РФ № 931 в мае 2022 года. С этого времени электронные перевозочные документы можно использовать в работе вместо привычных бумажных документов.
Для обмена электронными документами была создана государственная система — ГИС ЭПД. Каждый участник взаимодействия заполняет перевозочный документ в своей части и передает в систему на регистрацию – но не напрямую, а через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД. Операторы, в свою очередь, предоставляют «инструменты» для работы с ЭПД – сервисы, где можно создавать и подписывать документы. Компания Айтиком, как оператор ИС ЭПД, также разработала удобный сервис Айтиком.Логистика.
Когда ЭПД станут обязательными
На начало 2024 года использование ЭПД носит добровольный характер. Однако в ноябре 2023 года Правительство утвердило стратегию цифровой трансформации транспортной отрасли, по которой доля электронных документов с каждым годом должна интенсивно увеличиваться. Предполагается, что в 2024 году в цифровом виде будет оформлено 50 млн. перевозочных документов, в 2027 году – 1000 млн., а в 2030 году – 5000 млн. штук.
С большей долей вероятности первыми к системе ГИС ЭПД подключатся участники оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Поправки об обязательном применении электронных документов для данной отрасли уже внесены в Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ. Если в ближайшее время не появится новый законопроект по теме, то для алкогольной отрасли переход на электронные сопроводительные документы будет обязателен с 1 июня 2024 года.
Преимущества электронных перевозочных документов
Сейчас грузоотправители, грузополучатели и перевозчики разбились на два лагеря. Одни еще не знают, что такое ЭПД, или только начинают интересоваться темой. Другие перешли в цифровую среду и уже активно применяют электронные перевозочные документы.
Для использования ЭПД, помимо возможной скорой «обязаловки», есть ряд причин:
- Снижение стоимости документооборота. Из затрат сразу исключаются бумага, печать, картриджи, почтовые и курьерские услуги.
- Увеличение скорости обмена документами. Стороны получают электронный документ мгновенно и также мгновенно передают его другим участникам взаимодействия.
- Исключение риска порчи и подделки документов. ЭПД нельзя потерять или испортить.
- Исключение ошибок. Оператор ИС ЭПД передает в ГИС ЭПД только «правильные» файлы. Заполненный неверно документ будет возвращен отправителю. В этом случае файл нужно сформировать заново.
- Контроль грузоперевозки. Данные об ЭПД и их «движении» сразу появляются в системе.
- Ускорение проверок. Контролирующие органы сами возьмут необходимые им документы из ГИС ЭПД.
Также отдельные плюсы компании получают при подключении к сервису Айтиком.Логистика, такие как:
- поддержка всех форматов и сценариев ЭПД;
- возможность параллельного и последовательного подписание титулов;
- адаптивная мобильная версия для водителя;
- поддержка специалистов по вопросам применения ЭПД.
Кроме того, сервис можно интегрировать в информационную систему компании и работать с ЭПД в привычном интерфейсе.
Как перейти на ЭПД
Для перехода на ЭПД необходимо:
- Заключить договор с оператором ИС ЭПД и подключиться к сервису Айтиком.Логистика.
- Выпустить электронные подписи на лиц, которые будут подписывать ЭПД.
- Сформировать машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников, которые будут подписывать ЭПД от лица компании. Это можно сделать в удобном и понятном сервисе Айтиком.Доверенности.
В Айтиком вы можете получить полный комплекс услуг для быстрого начала работы с ЭПД – выпустить электронные подписи, приобрести лицензии КриптоПро и защищенные носители электронной подписи, подключиться к сервисам Айтиком.Логистика и Айтиком.Доверенности.
Вместо заключения
Если опираться на стратегию цифровой трансформации транспортной отрасли, то ЭПД в скорой перспективе будут использоваться повсеместно. Уже сегодня многие участники рынка применяют ЭПД и отмечают многочисленные преимущества данного решения. Электронный документ быстро заполняется и подписывается, а затем мгновенно передается в системе ЭПД. Водителю не нужно заботиться о сохранности путевого листа, а владельцу компании выделять место под бумажный архив.
В целом работа с ЭПД еще настраивается. Так, в стратегии уделяется внимание развитию роуминга. В настоящий момент стороны могут обмениваться ЭПД, если они подключены к одному оператору ИС ЭПД. Если у компании часть контрагентов используют бумажные перевозочные документы, а часть электронные, то придется вести дела и в электронном, и в бумажном форматах. Однако все эти проблемы будут решены, как только ЭПД станут обязательными для всех.
Подключить сервис ЭПД