Электронные перевозочные документы используются в логистической сфере при электронном взаимодействии и представляют собой аналог привычных бумажных документов, таких как путевой лист или транспортная накладная. В настоящий момент применение ЭПД является добровольным, однако уже к середине 2024 электронные документы будут обязательны при обороте алкогольной продукции.
Рассказываем, почему компании из логистической отрасли заранее переходят на ЭПД.
Про все виды электронных перевозочных документов и их назначение подробно рассказали в статье
1. Электронные перевозочные документы успешно используют
ЭПД применяют крупнейшие ритейлеры и государственные предприятия с большим автопарком.
Если крупнейшие компании заранее переходят на ЭПД, значит можно ожидать скорых законодательных подвижек в части обязательного использования ЭДО на транспорте для всех. Для такого предположения есть основания:
- Крупные игроки задают «тон», их участие в проекте по цифровизации транспортной отрасли является пусковым механизмом для успешного и скорого развития данного направления.
- Если компании с большим автопарком смогли внедрить ЭПД в свои сложные разветвленные структуры, то компаниям поменьше это тоже по силам.
Кроме того, крупные компании своим переходом на ЭПД запускают «цепную реакцию». Это значит, что сначала ЭПД будут также применять их партнеры (для более эффективного взаимодействия), а затем партнеры партнеров и так далее — вплоть до одиночных перевозчиков. Получается, на ЭПД рано или поздно придется перейти всем, кто планирует развивать свой бизнес в сфере грузовых или пассажирских перевозок.
2. «Горячие» предложения от операторов ИС ЭПД
Все электронные перевозочные документы обязательно передаются на регистрацию в государственную систему через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД. Операторы, в свою очередь, запускают специальные сервисы для работы с электронными перевозочными документами. Именно сейчас, пока сервисы ЭПД в новинку, к некоторым из них можно подключиться на мега выгодных условиях.
Компания Айтиком — аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД, — для работы с электронными перевозочными документами разработала сервис Айтиком.Логистика. Все, кто подключатся к сервису до конца мая 2024 года, смогут пользоваться полным функционалом решения совершенно бесплатно 4 месяца. Кроме того, специалисты Айтиком подробно консультируют клиентов по вопросам внедрения и использования ЭПД.
3. Переход на ЭПД без стресса
Внедрить ЭПД не всегда получается быстро, особенно если речь идет о крупной компании с филиалами и подразделениями. Для правильного перехода нужно:
- проанализировать все процессы, где задействованы перевозочные документы
- выстроить маршруты взаимодействия между подразделениями
- обновить локальные акты компании в части применяемого вида документооборота
- обеспечить электронными подписями, токенами и машиночитаемыми доверенностями всех сотрудников, которые будут подписывать ЭПД
- обеспечить мобильными устройствами кладовщиков, механиков и других сотрудников, которые будут работать с ЭПД вне офиса
Если заранее начать использовать ЭПД, то можно в удобном режиме обновить документы компании, наладить работу с цифровыми документами и приобрести все необходимое для автоматизации бизнеса.
4. Удобство работы с ЭПД
Создавать, заполнять и подписывать электронные перевозочные документы можно:
- в привычной среде, интегрировав сервис ЭПД с информационной системой компании
- в самом сервисе (без интеграции)
Клиенты Айтиком могут выбрать удобный вариант подключения сервиса. Решение позволяет быстро формировать перевозочные документы и мгновенно обмениваться файлами между участниками взаимодействия.
Айтиком.Логистика отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, поддерживает все форматы и сценарии ЭПД, а также имеет адаптивную мобильную версию для водителя.
5. Выгода здесь и сейчас
Некоторые компании не торопятся использовать электронные перевозочные документы, потому что:
- привыкли к бумажным документам
- не хотят тратиться на автоматизацию
На самом деле переход на ЭПД позволяет:
- Экономить на бумаге, картриджах, почтовых и курьерских услугах, содержании бумажного архива. В зависимости от размера компании, бумажный документооборот может обходиться в десятки и сотни тысяч рублей ежегодно.
- Выгодно автоматизировать бизнес. Если оператор помимо сервиса ЭПД предлагает и другие цифровые решения — электронные подписи, токены, МЧД, — то комплексная автоматизация обойдется заказчику дешевле, чем покупка отдельных решений у разных поставщиков.
- Увеличить прибыль компании за счет ускорения транзита. Участникам взаимодействия не нужно тратить время на передачу бумажных документов друг другу, а риск потери и порчи документов исключается.
Переходите на электронные перевозочные документы быстро с аккредитованным оператором ИС ЭПД Айтиком. Предоставляем комплекс решений и услуг для цифровизации и автоматизации бизнеса:
- подключение к сервису по работе с ЭПД Айтиком.Логистика
- электронные подписи всех видов для любых задач
- подключение к сервису создания и управления МЧД Айтиком.Доверенности
Также доступен массовый выпуск электронных подписей для сотрудников в сервисе Корпоративный Удостоверяющий центр.